
こんにちは、大林(プロフィールはこちら)です。
今日は、私が実践している「仕事の優先順位の付け方:7ステップ」をご紹介します。
この方法のおかげで、作業効率が2倍以上になったので、あなたもぜひご活用ください。
目次
あなたの仕事を効率化し、最大の成果を上げる7ステップ
(Step1)目的を明確化する
まずはじめに、そもそも論ですが、あなたに一つ質問があります。
「あなたはなぜ、仕事の優先順位の付け方をマスターしたいのでしょうか?」
おそらく、「仕事を早く終わらせて、他にやりたいことがあるから」ではないでしょうか。
やりたいことは、人によって違ってくるかと思いますが、例えば、以下のようなものが挙げられます。
- 家族との時間を増やしたい!
- 趣味の時間を増やしたい!
- 健康のために、スポーツジムに行く時間を作りたい!
- 仕事のスキルアップのために勉強したい!
- 資格取得のために勉強したい!
- もっと効率よく仕事をこなして、社内で認められたい!
このように、ビジネス・プライベート問わず、「他にやりたいことがある」から、仕事の優先順位に興味を持ったものと思います。
「いつ、どのくらいの時間、何をしたいのか?」を決めよう
まずは、あなたが何の目的で、仕事を効率よく終わらせたいのか?
その目的を明確にしましょう。
実は、この後もお話するのですが、目的が明確になっていないと、仕事の優先順位付けが上手くいかないのです。
目的は、ザックリ決めるだけでもOKです。
- 資格取得の時間を、毎日1時間確保したい
- 毎週金曜日は定時で帰って、家族と一緒に夕食をとりたい
- 土日にスポーツジムに行きたいから、平日の間に仕事をすべて片付けたい
こういった形で、「いつ、どのくらいの時間、何をしたいのか?」を決めておきましょう。
(Step2)仕事時間を強制的に減らす
次に、「仕事時間を強制的に減らす」ということをします。
簡単に言うと、「この時間~この時間までは仕事。コレ以外は絶対に仕事しない!」と決めるのです。
なぜこんなことをするのか?
それには、以下のような理由があるのです。
あなたの時間を盗む「パーキンソンの法則」を打破せよ!
あなたは、「パーキンソンの法則」というものをご存知でしょうか?
パーキンソンの法則とは?
仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する
~シリル・ノースコート・パーキンソン(イギリスの歴史学者)~
簡単に言うと、「人間は、時間があればあるだけ、時間がなければないなりに、その時間内で仕事を終わらせようとする」ということです。
例えばあなたは、こんな経験はありませんか?
と頑張ってやったら、予想以上に早く終わった!
他にも例えば、こんな経験はありませんか?
と思っていたら、もう就業時間だ!あんまり捗らなかったなぁ…。
今日一日、自分は何をしていたんだろう…?
これらはすべて、パーキンソンの法則の影響です。
人間は、時間がなければ、その時間内に集中して、仕事を終わらせようとするのです。
逆に、時間が余っていると、その時間を使い尽くすように、無意識にサボったり、無駄な仕事を勝手に生み出してしまうのです。
仕事時間を決めよう!
だからこそ、最初に仕事時間を決めておく必要があるのです。
簡単に言えば、「締め切りを設定しておきましょう」ということです。
このように、そもそもの仕事時間を短くすることで、その中で終わらせようと頭が活性化します。
結果的に、仕事がスムーズに終わるのです。
(Step3)「やらないこと」を決める
やることリスト(ToDoリスト)を作る人は多いです。
しかし、やらないことリストを作る人は、ほとんどいません。
実は、この「やらないことリスト」を作った方が、圧倒的に仕事が効率化できるのです。
例えばダイエットだって、食事制限をしたりしますよね。
摂取カロリーを減らせば、それだけ痩せるからです。
仕事もこれと同じです。
やることばかり増やしても、時間には限りがあります。
まずは、やらないことを決めて、時間に空きを作りましょう。
代表的な「やらないことリスト」の一例
以下に、代表的な「やらないことリスト」の一例をご紹介します。
- スマホを見る時間を決める
- 電車内ではスマホを見ないで、本を読む
- SNS(Facebookなど)は、1日2回以上見ない
- いつもメールをチェックしない。:メールチェックは1日2回やれば十分です
- テレビは見ない:必要な情報は、人づてに入ってきます。
上記のような行動は、やらないことリストに入れましょう。
これらをしないだけで、余計な情報に惑わされなくなり、仕事に集中できます。
(Step4)「やるべきこと」をリストアップする
次に、やるべきことをリストアップしていきます。
ここでいう「やるべきこと」とは、仕事だけでなく、プライベートのものも全て含みます。
直近2週間~1ヶ月以内にやるべきことをリストアップするとスムーズです。
私は、以下のような項目に分けてリストアップするようにしています。
- 仕事
- 家庭
- 自己成長・学び
- 健康
- 他者への貢献・社会とのつながり
以下に具体例を挙げます。
やるべきことリストは、マインドマップを使うと便利
やるべきことリストを作る時には、マインドマップを使うと便利です。
マインドマップを使うと、各項目をどんどん細分化できます。
こうすることで、「何をやるべきか?」がパッと見で整理されるので、とても便利です。
ここには、あなたが最初に決めた「目的」のことも、ちゃんと書いておきましょう。
例えば、あなたがStep1で「月曜・金曜はスポーツジムに行く」と決めたのであれば、それもちゃんと書いておきましょう。
なお、私は「エックスマインド」という無料のマインドマップツールを使っています。
直感的にとても使いやすいので、ぜひ使ってみてください。
>> エックスマインドはこちら
目先の仕事だけでなく、「本当に大事な仕事」もリストアップする
ここでリストアップするものには、目先の仕事だけでなく、「あなたにとって本当に大事な仕事」もリストアップするようにしましょう。
ここでいう大事な仕事とは、「あなたの目標達成のために必要な仕事」のことです。
例えば、以下の様なものを指します。
- (あなたが会社員なら)スキルアップのために勉強したり、セミナーに参加したり、資格を取得する
- (あなたが会社員なら)プロジェクトを企画し、それを上司に認めてもらい、実現する
- (あなたが起業家なら)長期的な業績アップのためのマーケティングプランを練る
目先の仕事に目を奪われると、こういった仕事が後回しになりがちです。
必ず、こういった「本当に大事な仕事」も、リストアップして見える化しておきましょう。
(Step5)「あなたの目的」を、先にスケジュールに入れる
ここまでできたら、次に「あなたの目的」を、先にスケジュールに入れましょう。
ここが大重要ポイントです。
「あなたの目的」を達成するには、先にスケジュールを抑えておく必要があるのです。
「空いた時間にやろう」とか思っていると、一生できません。
ジムに行きたいなら、ジムに行く時間を先に確保してください。
資格取得のために勉強したいなら、勉強時間を先に確保してください。
家族と夕食を一緒に食べたいなら、夕食の時間を先に確保してください。
とにかく、あなたの目的を最優先でスケジュールに入れていきます。
そして、空いた時間に集中して仕事をするのです。
(Step6)優先順位を付ける
ここで初めて、仕事の優先順位を付けます。
よく、「緊急度と重要度で仕事の優先順位をつける」人がいますが…
断言します。
これだと、上手くいきません。
なぜか?と言いますと…
多くの場合、「緊急=重要」になってしまう…
結論から言うと、多くの場合、「緊急の仕事=重要な仕事」と錯覚してしまうのです。
- お客様から、資料を用意してと言われた
- 上司から、接待の会場予約を頼まれた
こういった、目先の仕事に振り回されて、あなたの大事な仕事がまったく進まなくなります。
ここでいう大事な仕事とは、先ほどもお話した、「あなたの目標達成のために必要な仕事(中長期的にあなたの人生をより良くする仕事)」のことです。
こういった仕事は、正直、緊急度は低いものです。
今やらなくても、すぐに影響があるか?と言うと、そうではないからです。
しかし、あなたにとって本当に大事なのは、こういった中長期的な仕事のはずです。
では、どうすればいいのか?と言うと…
「難易度」と「効果性」で、仕事の優先順位をつけよう!
お勧めなのが、「難易度と効果性で優先順位をつけること」です。
ここで言う、難易度と効果性というのは、それぞれ以下のような意味合いです。
- 難易度:その仕事の大変さ
- 効果性:その仕事をした時に、あなたの目標達成にどれだけ効果があるか?
この2軸で仕事を分類すると、以下のようになります。
このように、難易度と効果性で仕事を分類するのです。
こうすることで、優先順位がつけやすくなります。
さらに、あなたにとって本当に大事な仕事が、優先順位の上の方に上がってきます。
結果的に、仕事でも大きな成果を出せる、ということなのです。
このうち、優先順位1の仕事は、すぐに取りかかればOKです。
優先順位4の仕事は、そもそもやる必要がありません。
大事なのは、優先順位2と3の扱い方です。
優先順位2の仕事は、「細分化」しよう
優先順位2に入るような仕事は、多くの場合、「書き方が曖昧」だったりします。
例えば、「企画を練る」「マーケティングのプランを立てる」のように、何をすべきか?よく分からない表記になっていることが多いのです。
こういったものは、やるべき手順を細分化しましょう。
例えば、以下のような感じです。
こうすることで、取り組みやすくなります。
優先順位3の仕事は、「人に任せる」か「手が空いたらやる」
優先順位3の仕事は、言ってみれば「やった方がいいが、大きな効果は期待できない仕事」です。
こういった仕事は、あなたより得意な人に任せてしまうのが一番です。
もしくは、手が空いたらやる、くらいの気持ちで大丈夫です。
まずは、優先順位1と2に集中し、手が空いたら優先順位3に取り組みましょう。
(Step7)優先順位をつけた仕事を、スケジュールに入れる
最後に、先ほど優先順位をつけた仕事を、優先順位に従ってスケジュールに入れていきます。
優先的にスケジュールに入れるべきなのは、「あなたにとって本当に大事な仕事」です。
お勧めなのは、「あなたにとって本当に大事な仕事」かつ「優先順位1」の仕事を、午前中に入れることです。
午前中は、まだパワーがあり余っているので、集中していい仕事ができます。
その後、午後に優先順位2や、目先の仕事を入れるようにしていきましょう。
ついつい「目先の仕事」を先にスケジュールに入れがちですが、ここはグッとこらえましょう。
大丈夫。
目先の仕事は、お客様や上司に頼まれたものが多いので、終わらせないと怒られることになります。
つまり、他人の目が光っているので、大変でもなんとか終わらせられるものなのです。
逆に、あなたにとって大事な仕事を監視してくれる人は、誰もいません。
だからこそ、先に優先してスケジュールを確保すべきなのです。
あとは、このスケジュールにそって、淡々とこなせばいいのです。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
ポイントは、(Step5)でお伝えしたとおり、「あなたの目的を先にスケジュールに入れること」です。
そして。(Step7)の「あなたにとって大事な仕事を、先にスケジュールに入れる」ことも、大事です。
優先的にスケジュールに入れておけば、パーキンソンの法則が良い方向に働いて、その時間を空けようと自然と仕事に集中できます。
仕事の質も良くなります。
この7ステップは、私のクライアントや、起業家仲間にもお伝えしています。
皆さん一様に、「仕事時間が短縮できた!」「大きな仕事を成功させることができた!」と喜んで頂いています。
あなたもぜひ、実践してみてくださいね。
得られた学びや気付きをぜひコメントして下さい。運営の励みになります^^