こんにちは、大林（プロフィールはこちら）です。

今日は、私が実践している「仕事の優先順位の付け方：７ステップ」をご紹介します。

この方法のおかげで、作業効率が２倍以上になったので、あなたもぜひご活用ください。

あなたの仕事を効率化し、最大の成果を上げる７ステップ

（Step1）目的を明確化する

まずはじめに、そもそも論ですが、あなたに一つ質問があります。

「あなたはなぜ、仕事の優先順位の付け方をマスターしたいのでしょうか？」

おそらく、「仕事を早く終わらせて、他にやりたいことがあるから」ではないでしょうか。
やりたいことは、人によって違ってくるかと思いますが、例えば、以下のようなものが挙げられます。

• 家族との時間を増やしたい！
• 趣味の時間を増やしたい！
• 健康のために、スポーツジムに行く時間を作りたい！
• 仕事のスキルアップのために勉強したい！
• 資格取得のために勉強したい！
• もっと効率よく仕事をこなして、社内で認められたい！

このように、ビジネス・プライベート問わず、「他にやりたいことがある」から、仕事の優先順位に興味を持ったものと思います。

「いつ、どのくらいの時間、何をしたいのか？」を決めよう

まずは、あなたが何の目的で、仕事を効率よく終わらせたいのか？
その目的を明確にしましょう。

実は、この後もお話するのですが、目的が明確になっていないと、仕事の優先順位付けが上手くいかないのです。

目的は、ザックリ決めるだけでもOKです。

• 資格取得の時間を、毎日１時間確保したい
• 毎週金曜日は定時で帰って、家族と一緒に夕食をとりたい
• 土日にスポーツジムに行きたいから、平日の間に仕事をすべて片付けたい

こういった形で、「いつ、どのくらいの時間、何をしたいのか？」を決めておきましょう。

（Step2）仕事時間を強制的に減らす

次に、「仕事時間を強制的に減らす」ということをします。

簡単に言うと、「この時間～この時間までは仕事。コレ以外は絶対に仕事しない！」と決めるのです。

なぜこんなことをするのか？
それには、以下のような理由があるのです。

あなたの時間を盗む「パーキンソンの法則」を打破せよ！

あなたは、「パーキンソンの法則」というものをご存知でしょうか？

パーキンソンの法則とは？
仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する
～シリル・ノースコート・パーキンソン（イギリスの歴史学者）～

簡単に言うと、「人間は、時間があればあるだけ、時間がなければないなりに、その時間内で仕事を終わらせようとする」ということです。

例えばあなたは、こんな経験はありませんか？

他にも例えば、こんな経験はありませんか？

これらはすべて、パーキンソンの法則の影響です。

人間は、時間がなければ、その時間内に集中して、仕事を終わらせようとするのです。
逆に、時間が余っていると、その時間を使い尽くすように、無意識にサボったり、無駄な仕事を勝手に生み出してしまうのです。

仕事時間を決めよう！

だからこそ、最初に仕事時間を決めておく必要があるのです。

簡単に言えば、「締め切りを設定しておきましょう」ということです。

このように、そもそもの仕事時間を短くすることで、その中で終わらせようと頭が活性化します。

結果的に、仕事がスムーズに終わるのです。

（Step3）「やらないこと」を決める

やることリスト（ToDoリスト）を作る人は多いです。
しかし、やらないことリストを作る人は、ほとんどいません。

実は、この「やらないことリスト」を作った方が、圧倒的に仕事が効率化できるのです。

例えばダイエットだって、食事制限をしたりしますよね。
摂取カロリーを減らせば、それだけ痩せるからです。

仕事もこれと同じです。
やることばかり増やしても、時間には限りがあります。

まずは、やらないことを決めて、時間に空きを作りましょう。

代表的な「やらないことリスト」の一例

以下に、代表的な「やらないことリスト」の一例をご紹介します。

• スマホを見る時間を決める
• 電車内ではスマホを見ないで、本を読む
• SNS（Facebookなど）は、１日２回以上見ない
• いつもメールをチェックしない。：メールチェックは１日２回やれば十分です
• テレビは見ない：必要な情報は、人づてに入ってきます。

上記のような行動は、やらないことリストに入れましょう。

これらをしないだけで、余計な情報に惑わされなくなり、仕事に集中できます。

（Step4）「やるべきこと」をリストアップする

次に、やるべきことをリストアップしていきます。

ここでいう「やるべきこと」とは、仕事だけでなく、プライベートのものも全て含みます。

直近２週間～１ヶ月以内にやるべきことをリストアップするとスムーズです。

私は、以下のような項目に分けてリストアップするようにしています。

• 仕事
• 家庭
• 自己成長・学び
• 健康
• 他者への貢献・社会とのつながり

以下に具体例を挙げます。

やるべきことリストは、マインドマップを使うと便利

やるべきことリストを作る時には、マインドマップを使うと便利です。

マインドマップを使うと、各項目をどんどん細分化できます。
こうすることで、「何をやるべきか？」がパッと見で整理されるので、とても便利です。

ここには、あなたが最初に決めた「目的」のことも、ちゃんと書いておきましょう。

例えば、あなたがStep1で「月曜・金曜はスポーツジムに行く」と決めたのであれば、それもちゃんと書いておきましょう。

なお、私は「エックスマインド」という無料のマインドマップツールを使っています。

直感的にとても使いやすいので、ぜひ使ってみてください。

＞＞ エックスマインドはこちら

目先の仕事だけでなく、「本当に大事な仕事」もリストアップする

ここでリストアップするものには、目先の仕事だけでなく、「あなたにとって本当に大事な仕事」もリストアップするようにしましょう。

ここでいう大事な仕事とは、「あなたの目標達成のために必要な仕事」のことです。

例えば、以下の様なものを指します。

• （あなたが会社員なら）スキルアップのために勉強したり、セミナーに参加したり、資格を取得する
• （あなたが会社員なら）プロジェクトを企画し、それを上司に認めてもらい、実現する
• （あなたが起業家なら）長期的な業績アップのためのマーケティングプランを練る

目先の仕事に目を奪われると、こういった仕事が後回しになりがちです。

必ず、こういった「本当に大事な仕事」も、リストアップして見える化しておきましょう。

（Step5）「あなたの目的」を、先にスケジュールに入れる

ここまでできたら、次に「あなたの目的」を、先にスケジュールに入れましょう。

ここが大重要ポイントです。

「あなたの目的」を達成するには、先にスケジュールを抑えておく必要があるのです。

「空いた時間にやろう」とか思っていると、一生できません。

ジムに行きたいなら、ジムに行く時間を先に確保してください。
資格取得のために勉強したいなら、勉強時間を先に確保してください。
家族と夕食を一緒に食べたいなら、夕食の時間を先に確保してください。

とにかく、あなたの目的を最優先でスケジュールに入れていきます。

そして、空いた時間に集中して仕事をするのです。

（Step6）優先順位を付ける

ここで初めて、仕事の優先順位を付けます。

よく、「緊急度と重要度で仕事の優先順位をつける」人がいますが…

断言します。
これだと、上手くいきません。

なぜか？と言いますと…

多くの場合、「緊急＝重要」になってしまう…

結論から言うと、多くの場合、「緊急の仕事＝重要な仕事」と錯覚してしまうのです。

• お客様から、資料を用意してと言われた
• 上司から、接待の会場予約を頼まれた

こういった、目先の仕事に振り回されて、あなたの大事な仕事がまったく進まなくなります。

ここでいう大事な仕事とは、先ほどもお話した、「あなたの目標達成のために必要な仕事（中長期的にあなたの人生をより良くする仕事）」のことです。

こういった仕事は、正直、緊急度は低いものです。
今やらなくても、すぐに影響があるか？と言うと、そうではないからです。

しかし、あなたにとって本当に大事なのは、こういった中長期的な仕事のはずです。

では、どうすればいいのか？と言うと…

「難易度」と「効果性」で、仕事の優先順位をつけよう！

お勧めなのが、「難易度と効果性で優先順位をつけること」です。

ここで言う、難易度と効果性というのは、それぞれ以下のような意味合いです。

• 難易度：その仕事の大変さ
• 効果性：その仕事をした時に、あなたの目標達成にどれだけ効果があるか？

この２軸で仕事を分類すると、以下のようになります。

このように、難易度と効果性で仕事を分類するのです。
こうすることで、優先順位がつけやすくなります。

さらに、あなたにとって本当に大事な仕事が、優先順位の上の方に上がってきます。
結果的に、仕事でも大きな成果を出せる、ということなのです。

このうち、優先順位１の仕事は、すぐに取りかかればOKです。
優先順位４の仕事は、そもそもやる必要がありません。

大事なのは、優先順位２と３の扱い方です。

優先順位２の仕事は、「細分化」しよう

優先順位２に入るような仕事は、多くの場合、「書き方が曖昧」だったりします。

例えば、「企画を練る」「マーケティングのプランを立てる」のように、何をすべきか？よく分からない表記になっていることが多いのです。

こういったものは、やるべき手順を細分化しましょう。

例えば、以下のような感じです。

こうすることで、取り組みやすくなります。

優先順位３の仕事は、「人に任せる」か「手が空いたらやる」

優先順位３の仕事は、言ってみれば「やった方がいいが、大きな効果は期待できない仕事」です。

こういった仕事は、あなたより得意な人に任せてしまうのが一番です。

もしくは、手が空いたらやる、くらいの気持ちで大丈夫です。

まずは、優先順位１と２に集中し、手が空いたら優先順位３に取り組みましょう。

（Step7）優先順位をつけた仕事を、スケジュールに入れる

最後に、先ほど優先順位をつけた仕事を、優先順位に従ってスケジュールに入れていきます。

優先的にスケジュールに入れるべきなのは、「あなたにとって本当に大事な仕事」です。

お勧めなのは、「あなたにとって本当に大事な仕事」かつ「優先順位１」の仕事を、午前中に入れることです。
午前中は、まだパワーがあり余っているので、集中していい仕事ができます。

その後、午後に優先順位２や、目先の仕事を入れるようにしていきましょう。

ついつい「目先の仕事」を先にスケジュールに入れがちですが、ここはグッとこらえましょう。

大丈夫。
目先の仕事は、お客様や上司に頼まれたものが多いので、終わらせないと怒られることになります。
つまり、他人の目が光っているので、大変でもなんとか終わらせられるものなのです。

逆に、あなたにとって大事な仕事を監視してくれる人は、誰もいません。

だからこそ、先に優先してスケジュールを確保すべきなのです。

あとは、このスケジュールにそって、淡々とこなせばいいのです。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

ポイントは、（Step5）でお伝えしたとおり、「あなたの目的を先にスケジュールに入れること」です。

そして。（Step7）の「あなたにとって大事な仕事を、先にスケジュールに入れる」ことも、大事です。

優先的にスケジュールに入れておけば、パーキンソンの法則が良い方向に働いて、その時間を空けようと自然と仕事に集中できます。
仕事の質も良くなります。

この７ステップは、私のクライアントや、起業家仲間にもお伝えしています。
皆さん一様に、「仕事時間が短縮できた！」「大きな仕事を成功させることができた！」と喜んで頂いています。

あなたもぜひ、実践してみてくださいね。